Be sutarties ribų: ilgalaikių derybų sėkmės meno įvaldymas

Aukštų statymų pasaulinio verslo pasaulyje derybos dažnai pristatomos kaip mūšio laukas – nulinės sumos žaidimas, kuriame vienos šalies pergalė reikalauja kitos pralaimėjimo. Šloviname atkaklų derybininką, kuris išgauna kiekvieną paskutinę nuolaidą, laimi valios kovą ir išeina su „geriausiu“ sandoriu. Bet ką, jei šis įprastas išminties teiginys iš esmės klaidingas? Ką, jei didžiausios pergalės derybose randamos ne viename, sunkiai pasiektame kontrakte, o ilgalaikiuose, vertę kuriančiuose santykiuose, kurie seka po jo?

Sveiki atvykę į ilgalaikės derybų sėkmės paradigmą. Tai ne apie interesų aukojimą; tai apie jų plėtimą. Tai apie vienkartinio sandorio pavertimą tvaria, atsparia partneryste, kuri laikui bėgant sukuria daugiau vertės visiems dalyviams. Šiuolaikiniam pasaulio profesionalui šio meno įvaldymas nebėra „švelnus“ įgūdis – tai pagrindinė strateginė kompetencija. Šis vadovas suteiks išsamų pagrindą, kaip padėti jums judėti už sutarties ribų ir sukurti ilgalaikės sėkmės palikimą.

Perteikite sėkmę: nuo sandorio iki transformacijos

Pirmas žingsnis link ilgalaikės sėkmės – iš esmės perinterpretuoti, ką reiškia „laimėjimas“. Sandorių pergalės jaudulys dažnai trumpalaikis, o jos kainos gali būti paslėptos, pasireiškiančios ilgai po to, kai sutarties parašas išdžius.

Trumpalaikių pergalių paslėptos išlaidos

Vien į dabartinę vertę orientuotos derybos gali būti itin žalingos. Apsvarstykite galimus padarinius:

• Sugadinti santykiai: Pernelyg agresyvios ar vienos pusės derybos gali sukelti neapykantą ir nepasitikėjimą. Jūsų partneris gali jaustis prispaustas ar išnaudotas, todėl būsimas bendradarbiavimas bus sunkus, jei ne neįmanomas.
• Įgyvendinimo kliūtys: Šalis, kuri jaučiasi „pralaimėjusi“ derybas, turi mažai motyvacijos būti aktyviu ar lankščiu partneriu įgyvendinimo etape. Jie gali laikytis sutarties raidės, tačiau nesiūlyti jokio geranoriškumo ar diskrecinio įdirbio, reikalingo nenumatytiems iššūkiams įveikti.
• Prarastos ateities galimybės: Geriausios pasaulio galimybės dažnai kyla iš esamų santykių. Sugadindami santykius dėl nedidelio, momentinio pelno, galite užverti duris daug didesniam, pelningesniam bendradarbiavimui ateityje.
• Reputacijos žala: Mūsų itin susietame pasaulyje reputacija yra valiuta. Agresyvių, sandorių pagrindu vykusių derybų istorija gali jus lydėti, todėl potencialūs partneriai bus atsargūs dar prieš jums įžengiant į kambarį.

Ilgalaikė vertės proposicija: tiltai, o ne sienos

Priešingai, ilgalaikis požiūris į derybas žiūri kaip į ateities partnerystės pagrindą. Tikslas ne tik padalinti fiksuotą pyragą, bet ir kartu daryti jį didesnį visiems. Šio požiūrio vertės proposicija yra milžiniška:

• Pasitikėjimas ir bendradarbiavimas: Kai abi šalys mano, kad susitarimas yra sąžiningas, tai skatina pasitikėjimo klimatą. Šis pasitikėjimas yra atviro bendravimo ir tikro bendradarbiavimo pagrindas, vedantis prie geresnio problemų sprendimo.
• Inovacijos ir augimas: Stiprios partnerystės tampa inovacijų varikliais. Patikimas tiekėjas gali pasiūlyti jums ankstyvą prieigą prie naujų technologijų, arba klientas gali įtraukti jus į savo kito didelio projekto planavimą.
• Atsparumas ir lankstumas: Verslas nenuspėjamas. Kai sutrikdomos pasaulinės tiekimo grandinės arba pasikeičia rinkos sąlygos, partneriai, turintys stiprius santykius, daug labiau linkę kartu ieškoti sprendimų, o ne pasikliauti sutarties nuostatomis ir baudomis.
• Tvari pelningumas: Nors vienas sandoris gali duoti didelę maržą, ilgalaikė partnerystė gali užtikrinti nuolatinį, prognozuojamą ir augantį pajamas ir vertės srautą, kuris gerokai viršija bet kokį trumpalaikį pelną.

Pagrindas: Keturi esminiai principai tvarioms deryboms

Šių ilgalaikių partnerysčių kūrimas reikalauja sąmoningo ir strateginio požiūrio, pagrįsto pagrindinių principų rinkiniu. Šie principai nukreipia dėmesį nuo priešiškų taktikų prie bendradarbiavimo strategijos.

1 principas: Pasiruošimas yra svarbiausias – eikite už skaičių ribų

Visi žino, kad reikia parengti savo BATNA (geriausią alternatyvą susitariamam susitarimui) ir savo apatinę ribą. Elitiniai ilgalaikiai derybininkai eina daug giliau. Jų pasirengimas yra išsamus strateginės empatijos ir ateities prognozavimo pratimas.

• Supraskite savo partnerio pasaulį: Peržengkite paviršutiniškus duomenis. Skaitykite jų metinius pranešimus, tyrinėkite jų pramonės tendencijas ir supraskite jų strateginius iššūkius. Kas yra jų pagrindiniai konkurentai? Kokie spaudimai jiems daro jų valdyba ar rinka? Japonijos elektronikos firmos derybininkas, siekiantis užtikrinti stabilų komponentų tiekimą, turi suprasti, kad jo partneris Pietryčių Azijoje gali labiau rūpintis ilgalaikiu bendruomenės užimtumu nei pelno maksimizavimu viename užsakyme.
• Atrinkite interesus nuo pozicijų: Tai klasikinė derybų koncepcija, tačiau ji kritiškai svarbi ilgalaikei sėkmei. Pozicija yra tai, ką kažkas sako norintis („Mums reikia 10% nuolaidos“). Interesas yra pagrindinė priežastis, kodėl jie to nori („Mums reikia sumažinti prekių savikainą, kad liktume konkurencingi prieš naują rinkos dalyvį“). Atskleidžiant interesą, galite pasiūlyti alternatyvius sprendimus, kurie gali būti mažiau naudingi jums, bet vienodai vertingi jiems, pavyzdžiui, pasiūlyti ilgesnius mokėjimo terminus arba nuolaidas pagal apimtis.
• Sudarykite santykių ekosistemos žemėlapį: Daugelyje kultūrų prie stalo esantis asmuo nėra vienintelis sprendimų priėmėjas. Supraskite hierarchiją ir įtakos turinčių asmenų tinklą. Ar yra techninė komanda, kuri turi patvirtinti specifikacijas? Ar finansų departamentas turi veto teisę? Pavyzdžiui, didelėje Vokietijos korporacijoje darbuotojų taryba (Betriebsrat) gali būti pagrindinis su darbuotojų poveikiu susijusių sprendimų suinteresuotas asmuo. Ignoruoti šiuos paslėptus žaidėjus yra dažna ir brangi klaida.
• Numatykite būsimą partnerystę: Prieš prasidedant deryboms, paklauskite savęs: „Kaip atrodo sėkminga partnerystė po vienerių, trejų ir penkerių metų? Kaip spręsime nesutarimus? Kokiais rodikliais apibrėšime mūsų bendrą sėkmę?“ Šis į ateitį orientuotas požiūris pakeičia visą pokalbio dinamiką.

2 principas: Puoselėkite pasitikėjimą kaip savo vertingiausią turtą

Ilgalaikėse derybose pasitikėjimas nėra gero sandorio šalutinis produktas; tai prielaida. Pasitikėjimas yra valiuta, leidžianti lankstumą, skaidrumą ir bendradarbiavimą sprendžiant problemas. Jo negalima reikalauti; jį reikia užsitarnauti.

• Būkite nuoseklūs ir patikimi: Pasitikėjimo pagrindas yra nuspėjamumas. Darykite tai, ką sakote, kad padarysite, kiekvieną kartą. Pateikite informaciją laiku. Būkite punktualūs susitikimuose (suprantant, kad pats punktualumas yra kultūriškai apibrėžtas). Mažų pažadų vykdymas sukuria patikimumą, reikalingą jūsų partneriui patikėti jūsų didesniais pažadais.
• Praktikuokite strateginį skaidrumą: Tai nereiškia, kad reikia atskleisti savo apatinę ribą. Tai reiškia sąžiningumą apie jūsų tikslus, apribojimus ir prioritetus, kur tai tinkama. Jei tam tikras terminas yra kritinis jums dėl produkto paleidimo, paaiškinus „kodėl“ jūsų partnerį gali paversti problemų sprendėju, o ne kliūtimi. Blefavimas ar informacijos slėpimas gali negrįžtamai sugriauti pasitikėjimą, jei bus atskleistas.
• Įvaldykite aktyvų klausymą ir empatiją: Klausymasis ne tik laukia jūsų eilės kalbėti. Tai yra nuoširdus bandymas suprasti kitos pusės perspektyvą. Perfrazuokite jų punktus, kad patvirtintumėte savo supratimą: „Taigi, jei aš teisingai jus suprantu, jūsų pagrindinis rūpestis yra ne pradinė kaina, o ilgalaikis patikimumas ir aptarnavimo palaikymas?“ Tai rodo pagarbą ir užtikrina, kad sprendžiate tinkamą problemą. Empatija nereiškia, kad sutinkate su jais; tai reiškia, kad juos suprantate.

3 principas: Įvaldykite tarpkultūrinę komunikaciją

Globalizuotoje ekonomikoje tai, ką sakote, dažnai mažiau svarbu nei tai, kaip tai priimama. Kultūrinės įtaigos trūkumas gali netyčia sugadinti derybas ir sugadinti santykius dar prieš jiems prasidedant. Daryti prielaidą, kad jūsų komunikacijos stilius yra „normalus“, yra katastrofos receptas.

• Tiesioginis vs. netiesioginis bendravimas: Olandų derybininko tiesmukas „Ne, tai mums netiks“ laikomas aiškiu ir efektyviu joje kultūroje. Tas pats teiginys gali būti vertinamas kaip konfrontacinis ir grubus tailandietiško derybininko, kuris gali išreikšti nesutikimą netiesiogiau, galbūt sakydamas: „Tai bus labai sunku“ arba „Mes turėsime atidžiai išnagrinėti jūsų pasiūlymą“. Šių subtilių ženklų mokymasis yra būtinas.
• Aukšto konteksto vs. žemo konteksto kultūros: Žemo konteksto kultūrose (pvz., JAV, Vokietija, Australija) reikšmė perduodama aiškiais žodžiais. Sutartis yra svarbiausia. Aukšto konteksto kultūrose (pvz., Japonija, Arabų šalys, Lotynų Amerika) didelė dalis reikšmės gaunama iš bendro konteksto, neverbalinių ženklų ir pačių santykių. Šiose aplinkose skubėjimas prie verslo darbotvarkės be pakankamo santykių kūrimo gali būti laikomas nepagarbiu.
• Laiko suvokimas (monochroninis vs. polichroninis): Monochroninės kultūros (pvz., Šveicarija, Šiaurės Amerika) linkusios žiūrėti į laiką kaip į linijinį ir nuoseklų. Jie vertina punktualumą ir laikymąsi darbotvarkės. Polichroninės kultūros (pvz., Italija, daugelis Afrikos ir Artimųjų Rytų dalių) laiką laiko labiau skystu, santykiams ir keliems įsipareigojimams teikiant pirmenybę prieš griežtą tvarkaraštį. Supratimas šio skirtumo gali užkirsti kelią didžiulei frustracijai abiejose pusėse.
• Sprendimų priėmimo procesai: Ar sprendimų priėmimo procesas yra viršutinis ar grindžiamas konsensusu? Derybos su komanda iš konsensusu grindžiamos kultūros, kaip Japonija, gali užtrukti žymiai ilgiau, nes jiems reikia suderinti vidinį sutarimą kiekviename etape. Spaudimas greitam sprendimui gali atsigręžti prieš juos, nes tai sutrikdo jų nustatytą procesą.

4 principas: Padidinkite pyragą – kūrybinės vertės kūrimo menas

Sandorių derybininkai kovoja dėl vieno kintamojo, dažniausiai kainos. Strateginiai, ilgalaikiai derybininkai žino, kad vertė gali būti įvairių formų. Jų tikslas yra judėti už vieno klausimo derybų ir sudaryti daugiašalį susitarimą, kuriame abi pusės gauna daugiau nei kitu atveju.

• Nustatykite kelias valiutas: Apsvarstykite visas dalykus, kurie gali būti vertingi sandoryje. Ką jums pigiai suteikti, bet jiems vertinga gauti? Ir atvirkščiai? Šios „valiutos“ gali apimti: mokėjimo terminus, pristatymo tvarkaraščius, paslaugų ir palaikymo lygius, prieigą prie rinkodaros kanalų, bendrą MTTP, jų darbuotojų mokymą, intelektinės nuosavybės teises ar net viešą partnerystės pripažinimą.
• Bendradarbiaujant generuokite idėjas: Pakeiskite dinamiką iš priešiškos į bendradarbiaujančią, pakviesdami savo partnerį kartu generuoti idėjas. Naudokite įtraukiančią kalbą: „Kaip galėtume struktūrizuoti šį sandorį, kad atitiktume jūsų poreikį dėl išlaidų garantijos ir mūsų poreikį dėl gamybos lankstumo?“ arba „Nukelkime kainos klausimą akimirkai ir ištirkime būdus, kaip galėtume sukurti papildomą vertę mūsų įmonėms.“ Tai perkeičia derybas į bendrą problemų sprendimo pratybą.
• Strategiškai susiekite klausimus: Atsisakykite pagundos spręsti klausimus po vieną. Laikydami kelis klausimus ant stalo, galite daryti strateginius kompromisus. Pavyzdžiui: „Mes negalime atitikti jūsų prašomo kainos lygio, tačiau galėtume pasiūlyti pratęstus mokėjimo terminus ir įtraukti mūsų aukščiausios klasės palaikymo paketą be papildomų išlaidų. Ar tai jums tiktų?“ Tai leidžia duoti ir imti per skirtingus kintamuosius, vedantį prie stabilesnio ir abipusiai naudingesnio rezultato.

Įgyvendinimo etapas: nuo susitarimo iki veiksmų

Daugelis derybininkų mano, kad jų darbas baigtas, kai sutartis pasirašyta. Ilgalaikei sėkmei šis momentas yra tik pradžios pabaiga. Įgyvendinimo etapas yra tas, kuriame pasitikėjimas, kurį sukūrėte, yra išbandomas ir realizuojama tikroji partnerystės vertė.

Sutarties kodifikavimas su aiškumu

Neaiškumas yra ilgalaikių santykių priešas. Rankos paspaudimas ir gera valia yra nuostabu, tačiau aiškiai dokumentuotas susitarimas yra būtinas, siekiant užkirsti kelią būsimiems nesusipratimams, ypač tarp kultūrų ir kalbų. Tikslas ne sukurti dokumentą, kurį galima panaudoti prieš jūsų partnerį, o sukurti bendrą atskaitos tašką, kuris užtikrina derinimą. Naudokite paprastą, tiesioginę kalbą ir užtikrinkite, kad visos šalys suprastų bendras pagrindines sąvokas, atsakomybes ir terminus.

Nustatykite valdymo ir komunikacijos protokolus

Nepalikite santykių sveikatos atsitiktinumui. Aktyviai kurkite sistemą jai valdyti.

• Paskirkite santykių vadovus: Paskirkite konkrečius asmenis iš abiejų pusių, kurie yra atsakingi už partnerystės sveikatą. Tai yra pagrindiniai žmonės reguliariai bendrauti ir spręsti problemas.
• Nustatykite komunikacijos ritmą: Suplanuokite reguliarius patikrinimus, pvz., ketvirčio verslo apžvalgas (QBR) ar mėnesinius operacinius susitikimus. Tai užtikrina, kad komunikacija būtų nuosekli ir aktyvi, o ne tik reaguojanti, kai kyla problemų.
• Sukurkite ginčų sprendimo procesą: Jokia partnerystė neapsieina be trinties. Iš anksto susitarkite dėl nesutarimų sprendimo proceso. Tai gali būti paprastas eskalavimo kelias (pvz., pirmiausia santykių vadovams, tada jų tiesioginiams vadovams). Turint šį „verslo sužadėtuves“ galimybe, smulkios problemos nevirsta santykius nutraukiančiais konfliktais.

Vertinkite sėkmę holistiškai

Peržengkite vien finansinius rodiklius. Sukurkite bendrą pagrindinių našumo rodiklių (KPI) rinkinį, atspindintį partnerystės bendrą sveikatą ir strateginę vertę. Tai gali apimti:

• Bendrai sukurtos inovacijos ar procesų patobulinimai.
• Metinis operacinio efektyvumo pagerėjimas.
• Klientų pasitenkinimo rezultatai, susiję su partneryste.
• Atsiliepimai iš santykių sveikatos apklausų, atliktų su pagrindiniais komandos nariais.

Veikiantis atvejis: Pasaulinė technologijų partnerystė

Scenarijus: JAV programinės įrangos įmonė ir Brazilijos logistikos paslaugų teikėjas

Sparčiai auganti Amerikos SaaS (paslauga kaip paslauga) įmonė nori plėstis Lotynų Amerikoje. Jiems reikia vietinio logistikos partnerio Brazilijoje, kad galėtų tvarkyti savo aparatinės įrangos komponentų fizinį paskirstymą. Jie pradeda derybas su pirmaujančia Brazilijos logistikos įmone.

Trumpalaikis, sandorių požiūris: JAV įmonės pirkimo komanda daugiausia dėmesio skiria mažiausios išlaidų už siuntimą siekimui. Jie agresyviai spaudžia kainą, ignoruodami Brazilijos įmonės susirūpinimą dėl sudėtingų Brazilijos mokesčių įstatymų ir sudėtingos infrastruktūros. Jie gauna šiek tiek mažesnę kainą, tačiau santykiai prasideda su įtampa. Per šešis mėnesius siuntos nuolat vėluoja dėl nenumatytų reguliavimo kliūčių, o Brazilijos partneris yra nemotyvuotas ieškoti kūrybingų sprendimų, dėl ko kyla nepatenkinti klientai ir reputacijos žala JAV įmonės paleidimui.

Ilgalaikis, strateginis požiūris: JAV įmonės verslo plėtros vadovas pradeda ieškodamas suprasti Brazilijos rinką. Ankstyvose diskusijose jie aktyviai klauso logistikos įmonės vadovų, kalbančių apie jų gilų patyrimą naršant „custo Brasil“ (didelės verslo operacijų išlaidos šalyje). Užuot tiesiog derėdamiesi dėl kainos, jie klausia: „Kaip galime struktūrizuoti partnerystę, kuri pasinaudotų jūsų unikalia vietine patirtimi, siekiant užtikrinti geriausią klasės klientų patirtį?“

Vertę kuriantis rezultatas: Jie sutaria dėl sąžiningos kainos už pagrindinę logistiką. Tačiau jie taip pat sukuria naują vertės srautą: „strateginės partnerystės mokestį“. Mainais Brazilijos įmonė teikia specializuotas konsultacijas dėl patekimo į rinką, mokesčių optimizavimo ir reguliavimo atitikties. JAV įmonė išvengia brangių klaidų ir pagreitina savo patekimą į rinką. Brazilijos įmonė užtikrina pelningą, ilgalaikį klientą ir yra pripažįstama kaip strateginis iniciatorius, o ne tik kaip komoditinio tiekėjo. Jie nustato bendrus KPI, susijusius su pristatymo greičiu ir klientų pasitenkinimu. Rezultatas yra klestintis, pelningas JAV įmonės patekimas į rinką ir Brazilijos įmonės flagmanų partnerystė.

Išvada: Sukurkite savo kaip meistro derybininko palikimą

Perėjimas nuo sandorių prie santykių mąstysenos yra vienas galingiausių pokyčių, kuriuos gali atlikti derybininkas. Tai iš esmės perinterpretuoja sėdėjimo prie stalo tikslą – ne kovai laimėti, o ateičiai kurti. Tikri derybų meistrai nepalieka nugalėtų priešininkų pėdsakų; jie kuria įsipareigojusių partnerių tinklą.

Šis ilgalaikis požiūris reikalauja daugiau kantrybės, daugiau pasirengimo ir daugiau empatijos. Jis reikalauja kultūrinės kompetencijos ir kūrybingo vertės kūrimo proto. Tačiau atlygis – pasitikėjimas, atsparumas, inovacijas ir ilgalaikė sėkmė – yra neišmatuojamai didesnis. Kitą kartą, kai pradėsite derybas, paklauskite savęs: ar aš čia laimėsiu šį sandorį, ar aš čia kuriu mūsų ateitį? Jūsų atsakymas nulems jūsų palikimą.